Règlement intérieur applicable aux stagiaires en formation

Synoptïa SARL-U - Conforme aux articles L. 6352-3 à L. 6352-5 et R. 6352-1 à R. 6352-15 du Code du travail

Version 1.1 - rédigé le 27 février 2026, révisé le 13 mai 2026

Date d'opposabilité : 8 avril 2026 (date d'enregistrement de la déclaration d'activité auprès du Préfet de région Provence-Alpes-Côte d'Azur)

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Section 1 - Champ d'application

Article 1.1 - Le présent règlement s'applique à tous les stagiaires inscrits à une formation dispensée par Synoptïa, y compris en cas de formation réalisée en tout ou partie à distance.

Article 1.2 - La durée d'application du présent règlement correspond à la durée de la formation suivie par le stagiaire.

Section 2 - Hygiène et sécurité

Formation en présentiel

Article 2.1 - Lorsque la formation se déroule dans les locaux d'une entreprise cliente, les stagiaires sont tenus de respecter les règles d'hygiène et de sécurité en vigueur dans ces locaux. Le client s'assure que les locaux mis à disposition sont conformes aux normes de sécurité applicables.

Article 2.2 - Lorsque la formation se déroule dans une salle louée par Synoptïa, le formateur informe les stagiaires en début de session des consignes de sécurité applicables (issues de secours, point de rassemblement, emplacement des extincteurs).

Article 2.3 - En cas d'accident ou d'incident survenant pendant la formation, le stagiaire doit immédiatement en informer le formateur, qui prendra les mesures nécessaires.

Article 2.4 - Il est interdit de fumer ou de vapoter dans les locaux de formation, conformément à la législation en vigueur.

Article 2.5 - La consommation d'alcool est interdite pendant les heures de formation. Il est interdit de se présenter en état d'ébriété ou sous l'emprise de substances illicites.

Formation à distance

Article 2.6 - En cas de formation à distance, le stagiaire s'engage à s'installer dans un environnement calme, adapté et sécurisé pour suivre la formation dans de bonnes conditions.

Article 2.7 - Le stagiaire s'assure de disposer d'un environnement et d'un équipement adaptés (poste de travail, connexion internet, casque). Synoptïa met à disposition une assistance technique de premier niveau et reste responsable de la qualité pédagogique et de l'accessibilité technique de la plateforme conformément à l'article L. 6353-1 du Code du travail. En cas de difficulté technique imputable à Synoptïa, le stagiaire en est informé et la séance peut être reportée sans frais.

Section 3 - Discipline

Horaires et assiduité

Article 3.1 - Les horaires de formation sont fixés par Synoptïa et communiqués aux stagiaires avant le début de la formation (convocation, convention, programme). À titre indicatif, les horaires usuels en présentiel sont 9h00-12h30 / 13h30-17h00 ; en distanciel synchrone, le créneau est convenu avec le groupe et précisé dans la convocation ; en distanciel asynchrone, le stagiaire accède aux ressources selon son rythme dans le délai imparti.

Article 3.2 - Les stagiaires sont tenus de respecter les horaires de formation. Toute absence ou retard doit être signalé immédiatement au formateur et justifié.

Article 3.3 - Les stagiaires doivent signer la feuille d'émargement à chaque demi-journée de formation (ou se connecter aux créneaux prévus en cas de formation à distance). L'émargement atteste de la présence effective du stagiaire.

Article 3.4 - En cas d'absence non justifiée, Synoptïa en informe l'employeur du stagiaire (ou le financeur) dans les meilleurs délais.

Comportement

Article 3.5 - Les stagiaires s'engagent à adopter un comportement respectueux envers le formateur, les autres stagiaires et toute personne présente dans les locaux de formation.

Article 3.6 - Sont notamment interdits : tout comportement irrespectueux, agressif ou discriminatoire ; les propos ou comportements constitutifs de harcèlement moral ou sexuel ; l'utilisation du téléphone portable à des fins personnelles pendant les sessions (sauf autorisation du formateur) ; toute perturbation du bon déroulement de la formation.

Article 3.6 bis - Procédure de signalement harcèlement et violences - Toute personne s'estimant victime ou témoin de faits de harcèlement moral, sexuel ou d'agissements sexistes pendant la formation peut effectuer un signalement par les canaux suivants :

• Mail dédié : [email protected] ou [email protected]
• Téléphone : 07 68 21 26 34 (gérant et référent qualité)
• Numéro national gratuit dédié aux violences sexistes et sexuelles : 3919 (anonyme, 24h/24)
• En cas de fait pénal : 17 (police) ou 18 (pompiers) en urgence, puis dépôt de plainte

Synoptïa s'engage à appliquer une mesure conservatoire immédiate dès la réception d'un signalement crédible (séparation des protagonistes, suspension provisoire de la session si nécessaire). En cas de faits susceptibles de constituer une infraction pénale, Synoptïa procède au signalement au procureur de la République conformément à l'article 40 du Code de procédure pénale. Le stagiaire victime est accompagné dans ses démarches et orienté vers les structures spécialisées (associations d'aide aux victimes, CIDFF, France Victimes 116 006).

Article 3.7 - Les stagiaires sont responsables de l'utilisation du matériel mis à leur disposition. Toute dégradation volontaire pourra donner lieu à une demande de réparation.

Confidentialité et propriété intellectuelle

Article 3.8 - Les stagiaires s'engagent à ne pas diffuser, reproduire ou utiliser à des fins commerciales les supports de formation remis par Synoptïa sans accord écrit préalable.

Article 3.9 - Les informations échangées pendant la formation (cas pratiques, situations professionnelles des participants) sont confidentielles et ne doivent pas être divulguées en dehors du cadre de la formation.

Section 4 - Procédure disciplinaire

Article 4.1 - Nature des sanctions - Conformément à l'article R. 6352-3 du Code du travail, les sanctions applicables sont, par ordre croissant de gravité :

1. Avertissement oral : rappel à l'ordre prononcé par le formateur, sans incidence sur la poursuite de la formation
2. Avertissement écrit : notification écrite adressée au stagiaire (sanction soumise à la procédure formelle de l'article 4.2)
3. Exclusion temporaire : exclusion de la formation pour une durée déterminée, limitée à la durée résiduelle de la session en cours
4. Exclusion définitive : exclusion immédiate et définitive de la formation

Article 4.2 - Procédure - Conformément aux articles R. 6352-4 à R. 6352-8 du Code du travail :

• Aucune sanction ne peut être prononcée sans que le stagiaire ait été informé des griefs retenus contre lui
• Seul l'avertissement oral, qui n'a pas d'incidence sur la poursuite de la formation, échappe à la procédure formelle. L'avertissement écrit et toute sanction d'un degré supérieur sont soumis à la procédure suivante : convocation écrite à un entretien (objet, date, heure, lieu, possibilité d'assistance) ; entretien au cours duquel le stagiaire peut présenter ses observations ; notification écrite et motivée de la sanction, au plus tôt un jour franc et au plus tard 15 jours après l'entretien (article R. 6352-6 du Code du travail).

Article 4.3 - Droit de la défense - Le stagiaire peut se faire assister lors de l'entretien disciplinaire par une personne de son choix, stagiaire ou délégué de stagiaires. Il peut présenter des observations écrites ou orales.

Article 4.4 - Conséquences financières de l'exclusion - En cas d'exclusion pour faute du stagiaire dûment caractérisée et notifiée selon la procédure de l'article 4.2, Synoptïa facture les heures effectivement réalisées et procède au remboursement éventuel des heures non suivies, déduction faite des frais réellement engagés et justifiés, conformément à l'article L. 6354-1 du Code du travail. Cette disposition s'entend sans préjudice du droit du stagiaire de contester la sanction par les voies de droit commun (médiation de la consommation, juridiction compétente).

Article 4.5 - Lorsque la formation fait l'objet d'un financement par un tiers (employeur, OPCO, France Travail, Conseil régional, autre financeur public ou privé), ce dernier est informé de toute sanction prononcée. Pour les stagiaires en autofinancement, cette information est sans objet.

Section 5 - Représentation des stagiaires

Article 5.1 - Conformément aux articles R. 6352-9 à R. 6352-15 du Code du travail, pour les formations d'une durée supérieure à 500 heures, il est procédé à l'élection d'un délégué titulaire et d'un délégué suppléant des stagiaires.

Article 5.2 - Cette élection a lieu au scrutin uninominal à deux tours, dans les conditions prévues par les textes réglementaires. Elle est organisée par le directeur de l'organisme de formation dans un délai de 20 heures à compter du début de la formation.

Article 5.3 - Les délégués font toute suggestion pour améliorer le déroulement des stages et les conditions de vie des stagiaires. Ils présentent les réclamations relatives au déroulement de la formation, aux conditions d'hygiène et de sécurité, et à l'application du règlement intérieur.

Article 5.4 - Synoptïa ne dispense pas, à la date de la présente version, de formation dont la durée totale dépasse 500 heures par stagiaire (durée maximale observée : parcours PROPULSER d'environ 14 heures, formation RAYONNER d'environ 7 heures). Le seuil légal déclenchant l'élection des délégués n'est donc pas atteint. Ces dispositions deviendront applicables de plein droit dès qu'une formation de plus de 500 heures sera programmée.

Section 6 - Dispositions diverses

Article 6.1 - Le présent règlement intérieur est porté à la connaissance de chaque stagiaire avant son entrée en formation, par remise dans le livret d'accueil ou en annexe de la convention/contrat de formation.

Article 6.2 - Le formateur est chargé de veiller au respect du présent règlement et d'en assurer l'application.

Article 6.3 - Tout manquement au présent règlement pourra donner lieu à l'application de la procédure disciplinaire prévue à la Section 4.

Article 6.4 - Le présent règlement peut être modifié par Synoptïa. Toute modification est portée à la connaissance des stagiaires avant le début de la formation concernée.

Article 6.5 - Référent handicap

Pour toute personne en situation de handicap, un référent handicap est joignable :

• Nom : Ludovic Sanchez (gérant Synoptïa SARL-U)
• Email : [email protected]
• Téléphone : 07 68 21 26 34

Le référent handicap peut accompagner le bénéficiaire pour adapter les modalités pédagogiques (durée, supports, environnement). Voir aussi notre Politique d'accessibilité qui détaille les ressources externes identifiées (Cap Emploi 04, AGEFIPH PACA, Ressource Handicap Formation, MDPH 04, Mission Locale 04) et la procédure d'orientation vers un autre organisme de formation lorsque Synoptïa ne peut pas accueillir le besoin.

Section 7 - Procédure de réclamation

Toute réclamation peut être adressée :

• Par email : [email protected] ou [email protected]
• Par courrier postal : 294 Montée des Genêts, 04100 Manosque

Modalités de traitement :

• Accusé de réception sous 48 heures ouvrées
• Réponse circonstanciée sous 15 jours ouvrés
• Médiation : si la réponse ne satisfait pas, possibilité de saisir gratuitement le médiateur de la consommation SAS Médiation Solution (agréé CECMC, adhésion 18596/VM/2605 enregistrée le 7 mai 2026). Voir le parcours détaillé de la réclamation.

Toutes les réclamations sont enregistrées dans un registre interne (procédure RNQ V9 indicateur 31).

Section 8 - Protection des données personnelles (RGPD)

Article 8.1 - Responsable de traitement - Synoptïa SARL-U, représentée par Ludovic Sanchez, gérant. Contact référent données : [email protected].

Article 8.2 - Finalités du traitement - Synoptïa collecte et traite des données personnelles des stagiaires pour les finalités suivantes :

• Gestion administrative de la formation (inscription, convention/contrat, émargement, attestation, facturation)
• Suivi pédagogique et évaluation des acquis
• Réponse aux obligations légales et réglementaires (Code du travail, RNQ Qualiopi, Bilan Pédagogique et Financier BPF, contrôles DREETS, financeurs OPCO/France Travail/CPF)
• Mise en relation avec les financeurs publics ou privés (le cas échéant)
• Adaptation des modalités pédagogiques aux besoins (référent handicap, art. 6.5)

Article 8.3 - Bases légales - Article 6 du RGPD :

• Exécution du contrat de prestation de formation (art. 6.1.b RGPD)
• Obligation légale liée au régime des organismes de formation (art. 6.1.c RGPD)
• Consentement explicite pour les données de catégorie particulière (art. 9.2.a RGPD - données relatives au handicap, voir page Accessibilité)

Article 8.4 - Catégories de données collectées - Identité (nom, prénom, date de naissance), coordonnées (mail, téléphone, adresse), données administratives (employeur, NIR pour CPF, situation au regard de l'emploi), données pédagogiques (assiduité, résultats, feedback), données de santé éventuelles (en cas d'aménagement handicap, sous consentement art. 9 RGPD).

Article 8.5 - Destinataires - Les données sont accessibles au gérant, aux formateurs habilités, et le cas échéant aux financeurs (OPCO, France Travail, Conseil régional, employeur), aux services de contrôle (DREETS, inspection du travail). Aucun transfert hors Union européenne n'est réalisé.

Article 8.6 - Durée de conservation - Les données administratives et pédagogiques (dossier de formation, émargements, attestations) sont conservées 10 ans à compter de la fin de la formation (durée d'archivage exigée par le Bilan Pédagogique et Financier et par le Référentiel National Qualité). Les enregistrements audio/vidéo éventuels des sessions distancielles sont supprimés sous 6 mois sauf accord exprès du stagiaire pour une conservation plus longue.

Article 8.7 - Droits du stagiaire - Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, le stagiaire dispose des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation du traitement, portabilité, opposition. Ces droits s'exercent par mail à [email protected] ou par courrier postal au siège de Synoptïa (294 Montée des Genêts, 04100 Manosque). Réponse sous 30 jours.

Article 8.8 - Recours CNIL - En cas de désaccord persistant, le stagiaire peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris CEDEX 07 - www.cnil.fr.

Article 8.9 - Enregistrement des sessions distancielles - Lorsqu'une session distancielle fait l'objet d'un enregistrement audio ou vidéo (formation enregistrée pour rediffusion asynchrone aux stagiaires absents ou pour l'amélioration pédagogique), les stagiaires en sont informés en début de session. Le consentement est recueilli explicitement (art. 9.2.a RGPD si données sensibles présentes). Le stagiaire peut s'opposer à l'enregistrement de son image ou de sa voix sans préjudice de sa participation à la formation.

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Fait à Manosque, le 27 février 2026 (version 1.0). Révisé le 13 mai 2026 (version 1.1).

Ludovic Sanchez, gérant de Synoptïa.

Synoptïa SARL-U au capital de 5 000 € - SIRET 991 606 781 00011 - Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro 93 04 01236 04 auprès du Préfet de la région Provence-Alpes-Côte d'Azur. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État (article L. 6352-12 du Code du travail).